Choisir le meilleur endroit pour chaque type d’événement est lié au succès de celui-ci. Mais trouver l’endroit idéal pour votre célébration n’est pas seulement une question de capacité et de budget. Cela va beaucoup plus loin. Au moins si vous voulez que l’espace apporte de la valeur à l’événement. 

Que considérer avant de commencer à chercher un espace ?

Différents types d’événements répondent à des objectifs différents. Ce n’est pas la même chose pour un événement d’entreprise qu’un mariage, un lancement de marque, un congrès ou une convention. Chacun d’eux présente des caractéristiques et des besoins particuliers.

C’est pourquoi, lorsque vous commencez à organiser un événement, vous devez considérer un certain nombre de facteurs avant de choisir l’espace où il aura lieu. Et est-ce que le lieu aura un impact sur d’autres éléments, comme le choix de la restauration ou la date. Il aura également une influence sur l’expérience des participants.

Savoir qui sont vos invités sera d’une grande aide pour commencer à choisir l’espace appropriée pour un événement. Et cela va au-delà du nombre de personnes qui y assisteront. Si vous organisez un séminaire d’entreprise qui vise à former les salariés ou à informer les clients de la sortie d’un nouveau produit, l’idéal reste d’opter pour la location de salle de réunion à Lyon ou dans la ville qui vous intéresse. 

L’emplacement

C’est l’un des aspects les plus déterminants dans le choix d’un site, et un facteur qui pourrait faire pencher la balance positivement en termes de fréquentation. Gardez à l’esprit que si les participants doivent arriver par leurs propres moyens, vous devez le rendre facile et le faire dans un endroit bien relié, avec de multiples options de transport public, un accès facile aux parkings et même à proximité de l’aéroport et des principaux centres commerciaux. 

La capacité

Choisir un espace qui correspond au nombre de participants semble facile. Cependant, le nombre d’invités est parfois trop ajusté à la capacité de l’espace sans tenir compte du fait que vous pouvez avoir des confirmations de dernière minute qui font que la capacité est dépassée. Pour cette raison, il vaut mieux laisser une certaine marge entre le nombre maximum d’invités et la capacité maximale du lieu que vous allez choisir. C’est une façon d’anticiper pour pouvoir réagir facilement et rapidement sans avoir à dépenser plus de budget. 

Intérieur ou extérieur ?

Organiser un événement à l’extérieur peut être une grande réussite, tant que le climat est bienveillant. Quelque chose qui, d’autre part, est difficile à prévoir à l’avance. C’est pourquoi, si votre première option est de l’organiser en plein air, il faudra toujours avoir une alternative qui vous sortira de l’embarras.

Multiples environnements

Avoir des vitrines commerciales ou des salles parallèles est particulièrement utile lorsque vous voulez créer différents environnements au sein de l’événement ou développer des activités séparées.

Équipements et services supplémentaires

Lors de la location d’un espace, vous devrez prendre en compte les éléments techniques dont vous disposez. Les systèmes audiovisuels et sonores, points de connexion internet, branchements d’eau et d’électricité, ainsi que d’autres services. Si vous anticipez bien l’organisation de votre évènement et notamment le choix du lieu, votre séminaire sera une véritable réussite !